Logo no início da história da Harpo, a equipe percebeu que dividir operações como atendimento ao cliente e planilhas de mercado em plataformas diferentes, acabava criando uma redundância de dados que não aumentava a eficiência ou produtividade da empresa.

Na busca por uma plataforma que centralizasse os diferentes processos internos da empresa, a Harpo encontrou no Business Process da Next SI o gerenciador que melhor se encaixou nas necessidades da empresa.

Após um processo de migração simples e sem grandes dificuldades, a equipe identificou rapidamente os benefícios do BP no cotidiano de trabalho: “com o controle do BP, conseguimos gerar uma base de dados para analisar para onde nosso esforço estava sendo direcionado”, diz Kesley.

Colocando em escala a importância do BP, fica ainda mais evidente: se no início de 2018 havia 14 chamadas semanais passando pela Central de Atendimento Harpo, atualmente elas giram em torno de 500 por mês. Sem uma plataforma capaz de organizar e analisar os dados das chamadas, o crescimento da Harpo seria prejudicado a curto e longo prazo.

O que não se mede, não se melhora

Quando a Harpo passou a utilizar as estruturas básicas disponíveis no Business Process, outras necessidades e dores da empresa tornaram-se visíveis. Através da análise de produtividade dos funcionários, por exemplo, foi possível perceber quais setores precisavam de novas contratações ou da reformulação no quadro de funcionários. 

Além disso, a facilidade de customização do BP, de acordo com as estruturas e necessidades de cada empresa, possibilitou a integração dos módulos de Chamados e Projetos. Essa automação facilitou o trabalho da equipe técnica, ao unificar as demandas de atendimento aos clientes e monitoramento dos projetos desenvolvidos.

O impacto do Business Process transformou e facilitou tanto o trabalho do setor técnico quanto da equipe de gestão.

Organizando a base de clientes

Através do Business Process, a Harpo organiza toda a sua base de dados dos clientes possibilitando uma descentralização no armazenamento de informações que é imprescindível para as operações diárias da empresa. Quando há uma oportunidade de venda, necessidade de contato ou auxílio técnico, o funcionário responsável pode ir diretamente à base de dados analisar o perfil do cliente. 

O Customer Relationship Management (CRM), seção do Business Process responsável pela organização dos dados de clientes, aumentou a produtividade e eficiência em diferentes setores da equipe Harpo. Para o time comercial a plataforma facilita a compreensão do perfil do cliente Harpo levando a geração de novas oportunidades de venda. Já o time técnico possui uma base de consulta organizada que facilita todo o trabalho de atendimento e resolução de problemas com os clientes. 

Espinha dorsal dos dados da Harpo, é através de integrações com o CRM que as soluções Harpo organizam as informações a serem passadas para os clientes. Um exemplo da praticidade que o BP traz para os clientes da Harpo, são os gráficos que mostram a quantidade de horas que o cliente tem disponível para atendimento, os dados são atualizados em tempo real nos painéis da solução de monitoramento Harpo Total Care e torna o mecanismo de chamadas mais eficiente ao priorizar os atendimentos mensais.