O Business Process que otimizou as operações da Harpo

O business process que otimizou as operações da harpo

Quando a Harpo foi fundada, em meados de 2018, a necessidade de encontrar uma plataforma que concentrasse os diferentes processos de atendimento e dados da empresa tornou-se prioridade para a equipe. Com o entendimento de que uma plataforma unificada facilitaria a análise de dados da empresa, diminuiria gastos com diferentes parceiros e ao mesmo tempo cortaria parte da burocracia no contato entre clientes e a equipe Harpo, a empresa começou a buscar um centralizador de operações que atendesse a crescente demanda da Harpo.

Metodologia de projetos, controle de cliente, plataforma de chamadas e tantos outros mecanismos imprescindíveis para o dia a dia da companhia não estavam organizados de maneira eficiente e, como coloca Kesley Renan, Gerente de Projetos da Harpo: “O que não se mede, não se melhora”. Como avaliar o empenho e crescimento da empresa sem uma base de dados confiável? Com o Business Process (BP) da NEXT SI, a Harpo encontrou uma plataforma única através da qual nossas soluções e demandas do dia a dia poderiam ser organizadas e metrificadas.

O Business Process possibilitou a análise da produtividade de funcionários, a otimização do atendimento ao cliente e o apontamento de áreas que precisam de reforço na estrutura da empresa, auxiliando ainda em uma gestão de recursos financeiros mais eficiente e estratégica.

Saiba como a Harpo encontrou no Business Process da Next SI a melhor plataforma para nosso dia a dia de trabalho.

Arrumar a casa

Logo no início da história da Harpo, a equipe percebeu que dividir operações como atendimento ao cliente e planilhas de mercado em plataformas diferentes, acabava criando uma redundância de dados que não aumentava a eficiência ou produtividade da empresa.

Na busca por uma plataforma que centralizasse os diferentes processos internos da empresa, a Harpo encontrou no Business Process da Next SI o gerenciador que melhor se encaixou nas necessidades da empresa.

Após um processo de migração simples e sem grandes dificuldades, a equipe identificou rapidamente os benefícios do BP no cotidiano de trabalho: “com o controle do BP, conseguimos gerar uma base de dados para analisar para onde nosso esforço estava sendo direcionado”, diz Kesley.

Colocando em escala a importância do BP, fica ainda mais evidente: se no início de 2018 havia 14 chamadas semanais passando pela Central de Atendimento Harpo, atualmente elas giram em torno de 500 por mês. Sem uma plataforma capaz de organizar e analisar os dados das chamadas, o crescimento da Harpo seria prejudicado a curto e longo prazo.

O que não se mede, não se melhora

Quando a Harpo passou a utilizar as estruturas básicas disponíveis no Business Process, outras necessidades e dores da empresa tornaram-se visíveis. Através da análise de produtividade dos funcionários, por exemplo, foi possível perceber quais setores precisavam de novas contratações ou da reformulação no quadro de funcionários. 

Além disso, a facilidade de customização do BP, de acordo com as estruturas e necessidades de cada empresa, possibilitou a integração dos módulos de Chamados e Projetos. Essa automação facilitou o trabalho da equipe técnica, ao unificar as demandas de atendimento aos clientes e monitoramento dos projetos desenvolvidos.

O impacto do Business Process transformou e facilitou tanto o trabalho do setor técnico quanto da equipe de gestão.

Organizando a base de clientes

Através do Business Process, a Harpo organiza toda a sua base de dados dos clientes possibilitando uma descentralização no armazenamento de informações que é imprescindível para as operações diárias da empresa. Quando há uma oportunidade de venda, necessidade de contato ou auxílio técnico, o funcionário responsável pode ir diretamente à base de dados analisar o perfil do cliente. 

O Customer Relationship Management (CRM), seção do Business Process responsável pela organização dos dados de clientes, aumentou a produtividade e eficiência em diferentes setores da equipe Harpo. Para o time comercial a plataforma facilita a compreensão do perfil do cliente Harpo levando a geração de novas oportunidades de venda. Já o time técnico possui uma base de consulta organizada que facilita todo o trabalho de atendimento e resolução de problemas com os clientes. 

Espinha dorsal dos dados da Harpo, é através de integrações com o CRM que as soluções Harpo organizam as informações a serem passadas para os clientes. Um exemplo da praticidade que o BP traz para os clientes da Harpo, são os gráficos que mostram a quantidade de horas que o cliente tem disponível para atendimento, os dados são atualizados em tempo real nos painéis da solução de monitoramento Harpo Total Care e torna o mecanismo de chamadas mais eficiente ao priorizar os atendimentos mensais.

Através das automatizações possibilitadas pelo Business Process, a sustentação e monitoria dos ambientes digitais e atendimento aos clientes Harpo tornaram-se processos mais rápidos e eficazes. Com uma simples customização na plataforma, é possível:

Automatizar o processo de cadastro na plataforma de atendimento. Diminuindo a burocracia entre cliente e equipe técnica.

Disponibilizar os Painéis de Consulta nos quais o cliente irá verificar o pool de horas de trabalho. Facilitando a priorização de chamadas ao longo mês

Monitorar o sistema e as soluções do cliente. Auxiliando o trabalho da equipe técnica e gerando dados de padrão de compra e oportunidades para a equipe comercial.

Facilitar a aquisição de novas soluções e serviços através da integração com o Market Place. Diminuindo a burocracia digital para clientes Harpo e permitindo uma experiência de compra segura e sem complicações.

Eficiência Interna e Home Office

Há anos o controle de índices de produtividade, registros de trabalho e operacional técnico da Harpo é coordenado através do Business Process da Next SI. No entanto, em 2020, com o impacto da Covid-19 no Brasil e da escolha da Harpo em passar toda a empresa para o regime de Home Office, a importância do BP para manutenção da produtividade da equipe tornou-se clara.

Através do Business Process, a equipe de gestão da Harpo tem a possibilidade de acompanhar as diferentes atribuições, ritmo de trabalho e dados de produtividade dos colaboradores Harpo sem que haja a necessidade de atrapalhar a rotina e fluxo de trabalho do funcionário. 

“No final do dia isso dá um ganho de produtividade impressionante”, pontua Kesley, sendo possível perceber a produtividade efetiva – em relação às horas trabalhadas – de toda a equipe técnica ao final do mês que mesmo após 1 ano de regime Home Office continua superando as metas estabelecidas pela empresa.

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